Leitlinien

Ziele und inhaltliche Kriterien

Der Volltextserver VTS ist das multimediale Institutional Repository der Universität Ulm. Es bietet allen Angehörigen der Universität und des Universitätsklinikums Ulm die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Der VTS wird vom Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) betrieben. Im Rahmen dieser Dienstleistung werden wissenschaftliche Dokumente unter Einhaltung von Qualitätsstandards im Internet für Forschung und Lehre bereitgestellt.

Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet (mindestens 10 Jahre).

Beim Betrieb und der Weiterentwicklung des Institutional Repository werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation oder der Open Archives Initiative (OAI) einbezogen.

Elektronische Dokumente

Unter dem Begriff "elektronisches Dokument" wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text , Grafik, Video und/oder Audio basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird.

Ein über das Institutional Repository zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

  • Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
  • Es handelt sich um ein abgeschlossenes Dokument. Geänderte elektronische Dokumente werden als neue Version bzw. Auflage in einem neuen Datensatz gespeichert.
  • Es entspricht den vom kiz vorgegebenen technischen Parametern. Dies betrifft vor allem die plattformunabhängige Lesbarkeit des verwendeten Dokumentformats.
  • Das Dokument kann aus mehreren Dateien bestehen. Erlaubt sind auch Publikationen ausschließlich oder teilweise mit multimedialem Inhalt (Audio, Video, Grafiken).

Die Dokumente bzw. die Dateien, aus denen sie sich zusammensetzen, werden von den Autoren selbst bzw. einem Beauftragten per WWW-Formular formal und inhaltlich mit den sog. Metadaten beschrieben und anschließend in das Institutional Repository eingestellt. Vor der abschließenden Veröffentlichung durchläuft das Dokument beim kiz einen Prozess der formalen und technischen Qualitätssicherung (s.u.).

Kategorien von Dokumenten

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden für die Verbreitung über das Institutional Repository akzeptiert:

  • Dissertationen und Habilitationsschriften
  • Semester- oder Diplomarbeiten. Voraussetzung ist dabei eine hervorragende Benotung oder Empfehlung durch ein Mitglied des Lehrkörpers. Bei Diplomarbeiten, die außerhalb der Universität angefertigt wurden (z.B. in einer Firma) ist zusätzlich die Genehmigung des Betreuers erforderlich.
  • Aufsätze, Forschungsberichte, Tagungs- und Kongressbeiträge sowie sonstige Publikationen von wissenschaftlichem Rang.

Organisatorische Regelungen

  • Das Institutional Repository wird vom kiz der Universität Ulm betrieben. Die Verfügbarkeit des VTS ist 24 Stunden und 7 Tage die Woche, ausgenommen unumgängliche kurzzeitige Wartungsarbeiten, die der Systemsicherheit dienen. Betrieb und Weiterentwicklung des Systems sind eingebunden in internationale Initiativen und Standards.
  • Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Ulm und des Universitätsklinikums Ulm kostenfrei.
  • Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über das Institutional Repository erfolgt im kiz der Universität Ulm - in der Regel über ein WWW-Formular mit Upload-Möglichkeit. Die Dokumente durchlaufen anschließend einen Prozess der Qualitätssicherung. Hierbei werden die vom Autor oder seinem Beauftragten angegebenen Metadaten geprüft und nach den Regeln der bibliothekarischen Sacherschließung normiert (Schlagworte, DDC-Klassifikation etc.). Außerdem werden die Dateien des Dokuments auf ihre technische Kompatibilität überprüft. Die Inhalte der Dokumente sind nicht Bestandteil der Qualitätssicherung, es findet also kein Peer Review statt.
  • Auf Wunsch des Autors kann die Veröffentlichung zeitlich befristet werden.
  • Für die Veröffentlichung ggf. notwendige zusätzliche Arbeiten, die mit erheblichem Mehraufwand verbunden sind, werden vom kiz nach Absprache und ggf. mit Kostenabrechnung durchgeführt.
  • Die Urheber- und Verwertungsrechte der Autoren werden gewahrt. Die Veröffentlichung im VTS steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Systemen nicht entgegen. Ein "Veröffentlichungsvertrag" regelt die Rechte und Pflichten von Autor und Betreiber.
  • Die Einhaltung der Urheber- und Verwertungsrechte Dritter liegt in der Verantwortung der Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente.
  • Ansprechpartner für alle das Institutional Repository betreffenden Fragen ist das kiz.

Technische Besonderheiten des Institutional Repository

  • Die Verbreitung der elektronischen Dokumente ist räumlich nicht eingeschränkt.
  • Durch die Vergabe und den Nachweis elektronischer Signaturen erhalten die elektronischen Dokumente ein Echtheitszertifikat. Darüber hinaus wird ein MD5-Hash der zu dem Dokument gehörenden Dateien gespeichert.
  • Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen - sog. Persistent Identifiern - versehen, sofern die Veröffentlichung vom Autor nicht zeitlich befristet wird. Die Adressen werden als URNs (Unified Resource Names) bei der Deutschen Nationalbibliothek registriert.
  • Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über den VTS, Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten, sowie auch über regionale und überregionale Bibliothekssysteme, Suchmaschinen und OAI-Service Provider (wie z.B. OAIster) möglich.
  • Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente sowie für den Austausch der Metadaten werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt.
  • Die Archivierungsdauer der Dokumente beträgt mindestens 10 Jahre, die Online-Verbreitung mindestens 5 Jahre. Ggf. kann vom Betreiber des Institutional Repository eine Formatkonvertierung - z.B. aufgrund von veränderten technischen Rahmenbedingungen - vorgenommen werden.