PDF-Erstellung

Die Erzeugung eines PDF-Dokuments ist prinzipiell aus jeder Anwendung heraus möglich, aus der man auch ausdrucken kann. Abhängig von der Softwareausstattung Ihres Geräts ist dies jedoch eventuell mit einigen Zwischenschritten verbunden. Im Wesentlichen sind die folgenden Varianten zu unterscheiden:

  • Direkte Erzeugung des PDF aus der jeweiligen Anwendung heraus (z.B. MS Word): Hierzu benötigen Sie das komplette und kostenpflichtige Softwarepaket Acrobat von Adobe (nicht nur den Reader!). Wenn Sie dieses Paket installiert haben, dann können Sie einen "PDF-Drucker" auswählen und sofort in eine Datei ausdrucken. Alternativ gibt es auch kostenfreie Open Source Produkte, die denselben Komfort bieten, z.B. FreePDF.
  • Erzeugung eines Postscript-Dokuments als Zwischenschritt: In diesem Fall installieren Sie auf Ihrem Rechner einen beliebigen Postscript Druckertreiber (den Drucker müssen Sie dazu nicht besitzen) und drucken über diesen "virtuellen" Drucker in eine Datei, der Sie die Endung .ps geben. Sie können sich auch kostenfrei die originalen Postscript-Treiber von Adobe herunterladen. Diese Postscriptdatei müssen Sie jetzt nur noch in ein PDF wandeln. Hierzu setzen Sie entweder Ghostscript ein oder benutzen einen der diversen Online-Services im Internet. Achtung, diese sind nicht immer kostenfrei!
  • Wenn Sie OpenOffice oder Star Office einsetzen, so können Sie Ihre Dokumente direkt aus deren Textverarbeitungsprogrammen als PDF abspeichern. Da diese Office-Pakete auch Word-Dokumente recht gut importieren können, ist es auf diesem Umweg möglich, Word-Dateien in PDFs zu wandeln. Im Einzelfall ist zu prüfen, ob die Formatierungen bzw. das Layout beim Import erhalten bleibt, Fußnoten und Inhaltsverzeichnisse etc. korrekt übernommen werden.

Zu den Details der oben genannten Verfahren verweisen wir auf ein an der Universität Freiburg erstelltes Online-Tutorial zur Erstellung von PDF-Dokumenten, das Ihnen weiterführende und ausführliche Informationen zu diesem Thema vermittelt und auch eine Linksammlung zu den erforderlichen Hilfprogrammen enthält.

Bei der Erstellung der PDFs wählen Sie bitte nach Möglichkeit immer die PDF-Version 1.4 (kompatibel Acrobat 5.x), um eine optimale Verwendbarkeit auf vielen Plattformen und Installationen zu garantieren. Die Erweiterungen nachfolgender PDF-Formate sind derzeit für kaum ein Dokument wirklich erforderlich. Zudem sollten Sie davon absehen, die Verwendbarkeit Ihres Dokuments durch Passwörter u.ä. einzuschränken (z.B. Drucken oder Cut-and-Paste zu unterbinden). Dies würde die irgendwann im Zuge der technischen Fortentwicklung erforderliche Konvertierung des PDFs in ein anderes Format erschweren oder unmöglich machen. Die Veröffentlichung auf dem VTS soll ja einen langfristigen Charakter haben. Die Authentizität Ihres Dokuments wird durch die nicht zu fälschende digitale Signatur ausreichend sichergestellt. Im Einzelfall behalten wir uns vor, für die Langzeitarchivierung nicht geeignete PDFs abzulehnen.